Netwerksamenwerkingen of double, triple of quadruple helix zie je steeds vaker, maar zijn nog steeds uitzonderlijk en complex. Het is ook lastig. Hoe breng je kennisinstellingen, overheid, burger en marktpartijen op één onderwerp samen? Digicampus zoekt uit welke innovatiemethoden hiervoor geschikt zijn. De Google Design Sprint is een van deze methodes. In deze lessons learned lees je tips waarmee je zelf een Design Sprint over organisatiegrenzen heen kunt organiseren.

De Design Sprint is een goede start voor een netwerksamenwerking om een gezamenlijk probleem aan te pakken. De mensen die elkaar nodig hebben voor de samenwerking werken met elkaar een hele week in één ruimte samen. Hierdoor kunnen ze elkaars vragen direct beantwoorden en elkaar leren kennen. Dit kan anders maanden duren. Bovendien is het idee dat er uit komt een gezamenlijk plan, waardoor het meer kans van slagen heeft dan wanneer het door één organisatie bedacht is. Aan het einde van de week hebben de deelnemers energie en commitment om met het idee aan de slag te gaan. 

De 6 lessen van Digicampus.

  1. Bouw een coalitie –Bij een quadruple helix sprint gaat het niet alleen om het ontwerpen van een oplossing, maar ook om het bouwen van een coalitie. Als er nog geen samenwerking tussen de partijen bestaat, dan is de sprint een mooie aanleiding om een coalitie te bouwen. Dit is waarschijnlijk het lastigste in de hele Design Sprint; het vereist een goede voorbereiding.  Zoek de belangrijkste partijen vanuit wetenschap, markt en overheid bij elkaar, bijvoorbeeld met behulp van een stakeholderanalyse. Vind vervolgens de juiste mensen binnen de organisaties die belang hebben bij het onderwerp en zorg dat de beslissers betrokken zijn. Om de coalitie uit te bouwen kan je verschillende dingen doen. Organiseer bijvoorbeeld tijdens de sprint een open lunch voor geïnteresseerde collega’s en presenteer aan het einde van de sprint het prototype aan de directie en andere geïnteresseerden. 
  2. What’s in it for me? –Wil je dat partijen 3 tot 5 dagen vrij maken voor een sprint, dan moeten ze er iets uit kunnen halen. Formuleer het vraagstuk op een manier dat alle samenwerkende partijen er iets uit halen. Ga het gesprek met deze partijen aan om te achterhalen waar voor hen de toegevoegde waarde zit en zoek naar het gedeelde belang. Maak op deze manier ook de relevante koppeling met een Phd onderzoek of kennis van universiteiten.
  3. Quadruple helix in een snelkookpan – Hoe zorg je dat alle vier partijen uit een quadruple helix een plek krijgen in de Design Sprint?Kies zorgvuldig wie als expert en wie als deelnemer meedoet in de Design Sprint. Maak een stakeholderoverzicht en bepaal welke overheidsorganisaties, kennisinstellingen en marktpartijen met dit vraagstuk te maken hebben en in de keten zitten. De organisaties die noodzakelijk zijn om het vraagstuk op te lossen doen mee in het sprint team. De organisaties die expertise inbrengen, worden geïnterviewd op de eerste dag. Zoom vervolgens per organisatie in welke afdeling, functie en bevoegdheid de expert of deelnemer moet hebben. De eindgebruiker laat zijn stem horen bij de klantinterviews op de eerste dag en de test op de laatste dag. Op deze manier bundel je alle expertise en organisatiekennis in één snelkookpan. 
  4. Maak het echt – Grote vraagstukken zoals Digitaal Machtigen of Dynamisch Aanbesteden lenen zich alleen voor een Design Sprint als het toegepast is op een casus of een ‘life event’. Een life event is een levensgebeurtenis zoals scheiden, verhuizen of studeren. De doelgroep moet namelijk gedefinieerd kunnen worden om ze te interviewen en het product te laten testen. Het begrip ‘burgers’ is te breed daarvoor. Heb niet de illusie om een vraagstuk in één keer voor iedereen op te lossen, maar begin klein, met een specifieke casus voor een specifieke doelgroep en bouw later uit. 
  5. Leer elkaars taal – Deelnemers zijn, anders dan bij een reguliere Design Sprint, vaak zelf expert op een specifiek onderwerp. De onderwerpen kunnen complex zijn, met veel haken en ogen. Er moet een balans zijn tussen een frisse blik in het sprintteam die verhelderende vragen kan stellen en een gedeelde basiskennis waardoor je elkaar begrijpt. Je wil niet dat de snelheid van een sprint verloren gaat aan onnodige misverstanden en woord. Organiseer twee weken van tevoren een Kick-off (mid)dag waarin deelnemers elkaar interviewen en kennismaken met elkaar. Tijdens de dag kan je ook alvast aandacht besteden aan de aannames die het team heeft en welke ze willen toetsen. Dit is onderdeel van het vooronderzoek. Op deze manier ontwikkelt het sprint team een gedeelde basiskennis en taal. 
  6. Kleine stappen, als je maar blijft lopen –In het vervolgtraject is eigenaarschap heel belangrijk en komen vragen op zoals ‘wie betaalt voor de uitvoering van het prototype?’ of ‘bij wie ligt het beheer?’. Tegelijk ligt in een netwerksamenwerking de bevoegdheid om verder te gaan met de bedachte oplossing meestal niet bij één afdeling of organisatie. Dit maakt het ingewikkeld. Zorg dat de belangrijkste beslissers achter de Design Sprint staan en aanwezig zijn bij de eindpresentatie. Staar je in het vervolgtraject niet blind op de eindoplossing, maar werk iteratief. Maak afspraken over wat de volgende stap is en hoe je dat samen gaat bereiken, kijk bijvoorbeeld naar wat is er nodig is om tot een Minimum Viable Product te komen. Want het succes van innovatie zit niet alleen in de oplossing, maar in de stap van denken naar doen.

Werk je aan een complex vraagstuk waar jouw organisatie niet alleen in verder komt? Wellicht is een Design Sprint dan iets voor jou. Digicampus ontwikkelt een aantal praktische tools en tips waarmee je een Design Sprint over organisatiegrenzen heen, met wetenschap, markt, inwoner en overheid  kunt organiseren. De tools worden binnenkort op de website van Digicampus gepubliceerd. Samen met een Design Sprint facilitator ontwerpt je zo een eigen Design Sprint in de context van een netwerksamenwerking.

Heb jij soortgelijke of andere ervaringen met het doen van een Design Sprint over organisatiegrenzen heen? Deel ze met ons, we horen ze graag!