Redactie Digicampus november 19, 2024
De 14 deelnemende landen op het moment van stemmen voor de pilot-ideeën.
Hoe transformeer je een eenvoudig idee tot een volledig uitgewerkt pilotvoorstel?
Dit was de uitdaging waar we aan de slag gingen tijdens het werken aan de pilots voor de volgende ronde van de GovTech4All-projecten. Ons doel: het versterken van de GovTech-gemeenschap en -markt binnen de Europese Unie door samen te werken met meerdere overheden over landsgrenzen heen.
Samen met Beta-i ontwikkelde Digicampus een gestructureerde methodologie gericht op effectieve uitvoering en zinvolle samenwerking. Het betrekken van verschillende EU-overheden speelde een cruciale rol in dit proces, wat een grensoverstijgend perspectief opleverde dat essentieel is voor het succes van deze initiatieven. Onderweg hebben we zowel uitdagingen als successen ervaren: strakke deadlines, inspirerende interviews en belangrijke matchmaking-sessies.
In dit artikel nemen we je mee achter de schermen van onze reis. We delen inzichten over elke fase, van concept tot pilot, en hopen een routekaart te bieden voor het omzetten van jouw eigen ideeën in impactvolle en uitvoerbare projecten.
Het identificeren van maatschappelijke uitdagingen met consortiumpartners
Om toepasbare, benodigde en goed functionerende pilots te ontwikkelen, begon de reis met het gezamenlijk definiëren van de maatschappelijke uitdagingen waaraan het GovTech4All-consortium (bestaande uit 21 organisaties uit 14 Europese landen op het moment van dit proces) werkt en welke obstakels zij tegenkomen.
Maatschappelijke uitdagingen worden geïdentificeerd als cruciale gebieden die innovatieve oplossingen vereisen. Het gaat om diverse dringende kwesties zoals migratie, vergrijzing, de gevolgen van klimaatverandering en toegankelijkheid van gezondheidszorg (Bharosa N., 2022).
Deep-dive dialogen: gegevens verzamelen via interviews
Dit werk begon met interviews binnen het consortium. Voorafgaand aan de geplande gesprekken werd een interviewgids verspreid onder de deelnemers. Deze gids was ontworpen om het gesprek te structureren en consistentie in de interviews te waarborgen. Deelnemers vulden de gids in en stuurden deze terug, waardoor ze doordachte antwoorden en inzichten konden geven.
Via deze interviews werden gegevens verzameld van verschillende overheidspartners over de maatschappelijke uitdagingen die zij ervaren. Door te focussen op uitdagingen die breed ervaren worden en grensoverstijgend zijn, is ervoor gezorgd dat elke pilot potentieel waarde toevoegt in verschillende regio’s en beleidscontexten.
Na het houden van deze interviews kwamen diverse terugkerende maatschappelijke uitdagingen naar voren. Dit resulteerde in een lijst van de 13 meest genoemde uitdagingen:
- Problemen met inkoopprocedures
- Cybersecurity
- Digitale toegankelijkheid
- Burgergerichte openbare diensten
- Klimaatverandering
- HealthTech/gezondheidszorg
- Duurzaamheid en milieu
- Vergrijzing van de beroepsbevolking
- Digitale overheidsplatforms
- Onderwijs
- Mobiliteit
- Slimme steden
- Sociaal-economische kwesties
Stemproces
Nadat de uitdagingen waren gedefinieerd, volgde een stemproces onder de consortiumpartners om prioriteiten te stellen. Alle FPA-partners werden aangemoedigd om hun top zes uitdagingen te rangschikken (minimaal 3 en maximaal 6). Een quotum van twee derde van de deelnemende landen was vereist, evenals een tweederde meerderheid van zowel organisaties als landen.
De zes meest genoemde uitdagingen werden geïdentificeerd als focuspunten voor toekomstige pilots:
- Problemen met inkoopprocedures
- Burgergerichte openbare diensten
- Digitale toegankelijkheid
- Cybersecurity
- Slimme steden
- Vergrijzing van de beroepsbevolking
Dit proces gaf alle belanghebbenden een stem en bevorderde overeenstemming over de gebieden met de grootste potentiële impact.
Innovatieve ideeën: brainstormen over pilotideeën rond kernuitdagingen
Met de prioriteiten vastgesteld, werkten consortiumpartners samen om pilotideeën te ontwikkelen die aansloten bij elke geselecteerde uitdaging. Via gestructureerde ideation- en matchmaking-sessies werden de eerste versies van pilotvoorstellen opgesteld. Dit proces stimuleerde creativiteit en expertise om oplossingen te formuleren die zowel innovatief als haalbaar zijn.
Door te werken in een collaboratieve omgeving werden diverse perspectieven meegenomen in de werkzaamheden en overwegingen, wat de kwaliteit en relevantie van elk voorstel verbeterde.
Plenaire stemming over pilotideeën
Na de ontwikkeling van de pilotideeën werd gestemd in Brussel door de consortiumpartners die deelnamen. Hier werd de definitieve selectie gemaakt, houdend aan de Tweede Specifieke Subsidieovereenkomst (SGA) binnen het GovTech4All Framework Partnership Agreement (FPA).
Uitwerken van uitvoerbare pilotprojecten
De laatste stap omvatte het verfijnen van de ideeën tot uitvoerbare pilots. Elk concept werd grondig ontwikkeld met duidelijke doelen, relevante KPI’s, budgetten en implementatiestrategieën. Dit zorgt ervoor dat de pilots, wanneer ze verder worden uitgewerkt, niet alleen aansluiten bij de bredere doelstellingen van GovTech4All, maar ook tastbare impact kunnen maken.
De pilots werden vervolgens gepresenteerd aan de Europese Commissie voor evaluatie en selectie.
De kracht van samenwerking als sleutel tot blijvende impact
Door afstemming op gedeelde en grensoverstijgende doelen, stemmingen om prioriteiten te stellen en co-creatie van oplossingen, creëren we een basis voor pilots die echte verandering teweegbrengen.
Bij het betrekken van meerdere overheidsbelanghebbenden vereist het definiëren van pilots een helder begrip van collectieve doelstellingen. Door alle partijen te betrekken bij het proces ontstaat eigenaarschap en wordt gegarandeerd dat de pilots relevant en effectief zijn voor de diverse behoeften van de gemeenschappen die ze dienen.
GovTech4All blijft zich inzetten voor deze samenwerkingsmentaliteit waarmee ideeën worden omgezet in impactvolle innovaties die gemeenschappen in heel Europa ten goede komen.
Kijk voor meer informatie op de webpagina van GovTech4All. Bekijk ook het originele artikel van Jet Klaver & Gabriel de Winter van Digicampus en Luma Alexio & Gustavo Magalhaes van Beta-i.
