Betrokken en gemotiveerde partijen ondervinden steeds vaker problemen bij het proces van aanbesteden. De oorzaak hiervan ligt niet zozeer bij de partijen zelf, maar bij de aanbestedingsprocedures. Die zijn zo ingericht dat met name aanbesteding van innovatie steeds complexer wordt. De huidige procedures worden bemoeilijkt door de versnelling van technologische ontwikkeling enerzijds en de stijgende lijn in het abstractieniveau van innovatie anderzijds. Deze ontwikkelingen stellen ons voor meerdere opgaven bij het aanbesteden van socio-technische oplossingen. Digicampus onderzoekt samen met CGI, Logius en NLDigital welke handelingsperspectieven rondom dit proces daarop een antwoord kunnen zijn.

Onderzoek naar opgaven

In de afgelopen maanden heeft Digicampus verschillende workshops gehouden om de huidige problematiek die speelt rondom het thema aanbesteden helder te krijgen en te borgen in een aantal geïdentificeerde opgaven. Hieruit bleek dat de nu gebruikte aanbestedingsvormen soms moeilijk werkbaar zijn voor zowel de overheid als marktpartijen. De aanbestedingsprocedures sluiten merkbaar niet meer voldoende aan bij de ontwikkeling van nieuwere vormen van technologie. Deze problematiek is toenemend. Dit komt doordat de techniek zelf steeds abstracter, complexer en grootschaliger wordt (bijvoorbeeld bij big data) en met name bij innovaties in de IT sector een sterk dynamisch karakter heeft. Hierdoor is er onder andere sprake van een groeiend aantal onzekerheden rondom bestaande factoren en specificaties, welke niet meer in de huidige vorm toepasbaar zijn. Daarnaast ervaren overheidsorganisaties toenemende moeite met in-house kennis van de (toekomstige) techniek en (daarmee) de formulering van hun eisen. Tegelijkertijd krijgen bedrijven met nieuwere methoden en innovaties geen kans door vastliggende procedures. Dit alles zorgt voor groeiende structurele problemen die erop duiden dat het huidige proces en beleid niet meer in alle gevallen volstaan. Het onderzoek van Digicampus richt zich op deze problemen en het beantwoorden van de daarbij behorende vraag: hoe kunnen we inspelen op deze opgaven en wat zijn mogelijke manieren en invalshoeken om ze op te lossen?

Nieuwe handelingsperspectieven

De tijdens de workshops bevonden opgaven worden door Digicampus verder geanalyseerd en uitgewerkt. Tevens worden momenteel al verschillende handelingsperspectieven onderzocht en geopperd om deze opgaven te kunnen tackelen. Deze oplossingsrichtingen zullen verschillende thema’s beslaan, omdat de opgaven zich op verschillende aspecten van het proces bevinden. Zo richten de perspectieven zich op onder andere relationeel contracteren, gunnen op basis van vertrouwen en bewustwording van de insteek van een aanbesteding en of deze innovatie bevordert. Nog een mogelijke oplossing focust zich op het gebruik van foresight voor het betrekken van maatschappelijke behoeften en burgerparticipatie. Naast deze richtingen brengen we ook een casus in beeld die interessant kan zijn voor een nieuwe benadering van het aanbestedingsproces. Dit betreft een aanbesteding van NASA waarbij voor een nieuwe ruimtereis niet langer het middel centraal werd gesteld in de opdracht, maar het te bereiken doel. Daarvoor is een hoge mate van commercialisering vereist, wat een grote verandering met zich bracht. Het betekent namelijk ook dat de ontwikkelde technologie vervolgens voor commerciële doeleinden kan worden gebruikt, in het geval van NASA met de commerciële ruimtevaart tot gevolg.

Deze gekantelde vorm van aanbesteden riep zowel lof als kritiek op en daarnaast veel vragen. Is dit nieuwe perspectief ook op andere terreinen en niveaus inzetbaar? Waar liggen de risico’s? Biedt het inzicht in eventuele mogelijkheden die het vastliggende huidige proces omzeilen? Ook de andere alternatieve aanpakken stellen ons voor intrigerende kansen en opties, maar ook eventuele risico’s die veranderingen in het proces met zich kunnen brengen. Ons onderzoek heeft al enkele interessante inzichten opgeleverd. Daardoor zij we nu in een stadium waarin we deze methoden kunnen toetsen bij een andere (bestaande) aanbesteding.

Wie heeft een casus voor ons?

Om de uiteindelijke oplossingsrichtingen te verscherpen en te toetsen, zoeken we passende praktijkcases. Welke reeds gedane of juist opgeschorte aanbestedingen kunnen we gebruiken om te onderzoeken of genoemde oplossingen kunnen leiden tot verbetering?

We zijn op zoek naar cases die aan de volgende criteria voldoen:

  • Aanbesteding van een innovatief product waarvan de vereiste vorm en specificaties van tevoren niet bekend waren, of;
  • Juist een aanbesteding waarbij het gewenste product en erbij horende eisen al wel bekend waren, maar het proces niet goed is verlopen

Voorwaarde: er dient genoeg openbare documentatie rondom de casus beschikbaar te zijn, zodat het verloop te analyseren is.

Heeft u een casus om aan te dragen? Of heeft u een opmerking of vraag?
Mail dan naar Irene Molthof: I.C.Molthof@tudelft.nl