Arbeidsbesparende Technologieën

We leven in een tijd van grote maatschappelijke opgaven, waaronder klimaatverandering, woningtekorten, toenemende armoede en personeelstekorten in diverse sectoren, ook bij de overheid. Deze tijd vraagt om een overheid die zich opstelt als een bondgenoot van de samenleving, die betrouwbaar is en die samen met wetenschappers, bedrijven en burgers aan oplossingen werkt. Er is behoefte aan een overheid die haar oor te luisteren legt bij burgers, maatschappelijke organisaties, particulieren en private sectoren. Alleen in dialoog met de samenleving vergroot de overheid haar transparantie, slagvaardigheid en oplossend vermogen, en creëert zij draagvlak voor de gekozen oplossingen.

We spreken van arbeidsbesparende oplossingen wanneer menselijke handelingen (deels) worden geautomatiseerd en tot een versimpeling van workflows en procedures kunnen leiden. De besparing van menselijke handelingen kan zowel aan de kant van de gebruiker of de dienstverlener. Er is nog veel onduidelijk rond de daadwerkelijke arbeidsbesparing middels digitale oplossingen. Als we de overheid willen transformeren van reactief naar responsief, is meer onderzoek nodig naar de kansen en risico’s die arbeidsbesparende oplossingen kunnen bieden. Met behulp van prototypes kunnen we sneller leren over de kansen en risico’s, en starten met de stapsgewijze toepassing van arbeidsbesparende oplossingen.

Bouwend op de samenwerking tot dusver heeft het team Informatiehuishouding binnen het I-Partnerschap aan Digicampus gevraagd onderzoek te doen op het snijvlak van arbeidsbesparende technologieën voor een responsieve overheid. In de aanpak staat de samenwerking tussen publieke organisaties met kennisinstellingen (universiteiten, hogescholen en mbo’s) en marktpartijen (die technologie leveren voor het prototype) centraal. Het doel is om uiteindelijk drie casussen met een looptijd van een jaar te doorlopen, om zo te werken aan meer kennisopbouw en kennisinstroom bij het Rijk. Per casus zal het onderzoek ingedeeld worden in drie fases:

Achterhalen van de pijn van personeelstekorten in relatie tot responsieve overheid en arbeidsgerelateerde oplossingen;

Co-creatie van prototypen van arbeidsbesparende technologieën/oplossingen;

Experimenteren: welke kansen en risico’s zien we voor de toepassing en opschaling?

Projecten

Casus 1: Werkgeversverklaring O&P Rijk

Er wordt in dit onderzoek samengewerkt met O&P Rijk, de HR-dienstverlener van de Rijksoverheid die verantwoordelijk is voor de administratieve lasten van 155.000 rijksambtenaren. Met name in het proces van de afgifte van werkgeversverklaringen is mogelijk een grote optimalisatieslag te slaan met inzet van arbeidsbesparende technologie. Het proces bestaat nu uit veel tijdrovende, handmatige stappen. Van printen en ondertekenen tot opsturen om vervolgens thuis het document in te scannen en weer digitaal op te sturen.

Een mogelijke oplossing is om de ‘natte’ handtekening in dit proces te vervangen door een digitale handtekening. Er zijn drie verschillende soorten digitale handtekeningen en een digitale zegel beschikbaar. Vijf studenten Technische Bestuurskunde van de TU Delft hebben hier onderzoek naar gedaan en een prototype ontwikkeld dat O&P Rijk kan implementeren in hun huidige systeem. Hierbij hebben zij aangetoond dat de oplossing inderdaad zorgt voor een efficiënter proces waarbij arbeidsbesparing plaatsvindt. Vertegenwoordigers van O&P Rijk hebben aangegeven dat zij aan de slag gaan met het implementeren van de aanbevelingen uit de onderzoeken.

Casus 2: Virtuele Ambtenaar

Het onderzoek richt zich op de ontwikkeling van een ‘virtuele ambtenaar’, een innovatieve toepassing van generatieve AI (GenAI) die ambtenaren ondersteunt bij tijdsintensieve processen zoals het opstellen van kamerbrieven en het beantwoorden van kamervragen. Deze processen zijn cruciaal voor transparantie en communicatie tussen overheid en parlement, maar vragen momenteel veel tijd en inzet.

Vijf studenten Technische Bestuurskunde van de TU Delft hebben onderzoek gedaan naar de toepassing van een virtuele ambtenaar in deze processen. Het team heeft verschillende bestaande technologieën geëvalueerd op basis van een vergelijkend model dat toetst aan EU-kaders. Zij ontwikkelden vervolgens prototypes van een virtuele assistent die kan worden ingezet om ambtenaren te ondersteunen.

De studenten hebben samengewerkt met verschillende publieke dienstverleners en marktpartijen. De prototypes laten zien dat een virtuele ambtenaar niet alleen kan bijdragen aan een efficiënter proces, maar ook de werkdruk van ambtenaren kan verlagen. Hiermee is fase 2 van het onderzoek gestart waarin de inzichten van de studenten gebruikt zullen worden in een design sprint om het prototype verder uit te werken.

Relevante blogs

Blog: I-Lab West: de plek waar overheid en onderwijs samenwerken

Marloes Hooghiemstra

Marloes Hooghiemstra is programmamanager arbeidsbesparende technologieën bij Digicampus.

marloes.hooghiemstra@ictu.nl