Redactie Digicampus juli 8, 2025In een tijd waarin de overheid steeds meer moet doen met steeds minder mensen, groeit de behoefte aan slimme en verantwoorde digitale oplossingen. Maar waar begin je? Bij Digicampus geloven we in leren door te doen. Daarom startten we begin 2024 samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en I-Partnerschap een project om studententeams van de TU Delft werkprocessen binnen de overheid te analyseren én te verbeteren.
Het resultaat: twee inspirerende pilots, tientallen interviews, prototypes, en een design sprint, en waardevolle lessen over hoe digitalisering en AI kunnen bijdragen aan een responsieve overheid.
1: Twee processen, twee uitdagingen
We begonnen met twee concrete processen die in de praktijk veel werkdruk veroorzaken: het beantwoorden van Kamervragen en het verstrekken van werkgeversverklaringen. Beide processen zijn tijdrovend, gevoelig voor vertraging en sterk afhankelijk van handmatige handelingen en dus ideale kandidaten voor digitale verbetering.
De studententeams gingen aan de slag, elk met hun eigen casus. Hun opdracht: door middel van Design Thinking en het Double Diamond-model onderzoeken waar de knelpunten zitten en hoe die kunnen worden opgelost met technologie.
2: Onderzoek en co-creatie
De eerste weken voor elk team stonden in het teken van interviews en documentanalyse. In nauwe samenwerking met ambtenaren brachten de studenten de werkpraktijk in kaart. Zo ontdekten ze dat Kamervraagbeantwoording vaak stokt bij het zoeken en structureren van informatie, en dat werkgeversverklaringen veel tijd kosten vanwege handmatige handtekeningen en papieren verzending.
Co-creatie stond centraal: de eindgebruikers werden actief betrokken bij het formuleren van eisen, het bedenken van oplossingen en het geven van feedback. Hierdoor ontstonden niet alleen technische ideeën, maar ook draagvlak voor verandering bij de ambtenaren die er uiteindelijk mee zouden gaan werken.
3: Prototyping en eerste test
Beide teams ontwikkelden prototypes:
- Voor het Kamervragenproces bouwden de studenten een AI-assistent genaamd Virtuozo, op het Alkemio-platform. Dit was een eerste prototype van een tool die ambtenaren zou kunnen helpen bij het ordenen en samenvatten van informatie en het opstellen van conceptantwoorden.
- Voor de werkgeversverklaring werden drie digitale ondertekeningsopties onderzocht. Uiteindelijk bleek een volledig geïntegreerde, gekwalificeerde elektronische handtekening het meest veelbelovend voor O&P Rijk.
De prototypes werden getest in een workshop met elf ambtenaren. Hieruit bleek dat de AI-assistent potentie heeft, maar dat gebruikers de menselijke regie over antwoorden essentieel vinden. Bij de handtekeningtool werd een gekwalificeerde elektronische handtekening als duidelijk beste beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid, juridische zekerheid en tijdbesparing. O&P Rijk is bezig dit zelf verder uit te werken en te implementeren.
Schets van de gekwalificeerde elektronische handtekening
4: Van verkenning naar verdieping
De inzichten uit het Kamervragen onderzoek vormden de opmaat naar een intensieve design sprint, gericht op de ontwikkeling van hi-fi prototype. Samen met beleidsmakers, AI-experts en ontwerpers werd een prototype gemaakt met: juiste bronvermelding, stricte controle vanuit de gebruikers over AI-output, en verwerking in een werksysteem waarin meerdere ambtenaren met de AI iteratief de kamerbrief konden opstellen. [Test het prototype zelf]
Het resultaat was een high-fidelity Figma-prototype om ambtenaren te inspireren voor hoe zij in hun eigen werkomgeving zouden kunnen werken met een AI-tool voor het beantwoorden van Kamervragen. Er werd ook nagedacht over integratie in bestaande systemen, zoals Delphi.
5: Wat we leerden
Hoewel de casussen inhoudelijk verschilden, AI versus ‘eenvoudige’ digitalisering, waren de rode draden opvallend gelijk:
- Technologie moet ondersteunend zijn aan het werkproces, niet leidend.
- Transparantie, controle en begrijpelijkheid zijn cruciaal voor acceptatie.
- Co-creatie vergroot de kans op succes en gebruik door ambtenaren aanzienlijk.
- AI is niet altijd nodig: slimme digitalisering kan evenveel opleveren.
De pilots laten zien dat kleine experimenten veel kunnen opleveren, mits goed begeleid en verankerd in de praktijk.
En nu?
Beide casussen leverden direct bruikbare inzichten op en vormen de basis voor vervolgstappen. Voor de werkgeversverklaring is O&P Rijk inmiddels aan de slag met implementatie. Voor het project rondom Kamervragen staan vervolgonderzoek en opschaling op de agenda.
Wij delen graag onze aanpak, fouten en successen zodat andere overheidsorganisaties hierop kunnen voortbouwen. Want alleen samen bouwen we aan een wendbare, responsieve overheid.
Wil je meer weten of meedenken over vervolgonderzoek? Neem dan zeker contact met ons op! Of bekijk hier direct de twee rapporten met meer diepgang over de 2 projecten: