Een aantal tips, gebasseerd op wetenschappelijk onderzoek.

Hoe kunnen overheden als opdrachtgevers op innovatie gerichte producten en diensten met een IT-component slim inkopen?  Bij de inkoop van producten en diensten zijn overheden gebonden aan de regels van het aanbestedindsrecht. Regels die soms als belemmerend worden ervaren. Maar hoe zit het eigenlijk precies? En zijn die regels echt zo belemmerend, of valt dat wel mee? 

Alfredo Molina is vanuit Digicampus in samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) een PHD onderzoek gestart. Samen met zijn promotor prof. Huib van Romburgh vertelt hij enthousiast over de resultaten van zijn onderzoek tot nu toe. 

Wat is het onderwerp van je PHD onderzoek?

Molina: “Vanuit de literatuur en case studies kijk ik hoe je innovatie als kwaliteitsonderdeel van producten en diensten met een IT-component slim kunt aanbesteden.” Hij legt uit: “Als overheidsdiensten willen inkopen dan moeten ze zich houden aan het Europese aanbestedingsrecht. Dit zijn regels die ervoor zorgen dat iedereen binnen de Europese Unie interesse kan tonen in een opdracht die de overheid te vergeven heeft. Ook zorgen deze regels ervoor dat iedereen die interesse heeft getoond, daadwerkelijk een eerlijke kans krijgt om de opdracht te winnen. Met deze regels willen we voorkomen dat overheden zonder objectieve redenen hun opdrachten afschermen voor ondernemers uit andere EU-lidstaten of dat er sprake is van een gelopen race, omdat een overheidsintentie bevooroordeeld is in wie de opdracht mag uitvoeren.” 

Molina vervolgt: “Als aanbestendende partij moet je precies omschrijven wat voor product of dienst je wilt hebben en wat de eisen zijn. Voor overheidsdiensten met een IT-component is dit soms lastig. In mijn onderzoek kijk ik wat de invloed van deze regels is bij aanbestedingen en dan specifiek bij aanbestedingen die zijn gericht op technologische innovatie.”

Aanvullend hierop zegt Van Romburgh: “Het PHD onderzoek gaat dus niet over innovatief aanbesteden. Bij innovatief aanbesteden gaat het over de manier van aanbesteden, de procedure. Het gaat over op innovatie gericht aanbesteden. Alfredo onderzoekt hoe overheden software en andere technologieën kunnen inkopen, die innovatief zijn. Deze twee worden nog wel eens door elkaar gehaald.”

Ook onderzoekt Molina of de aanbestedingsregels belemmerend werken. 

En hoe belemmerend zijn de aanbestedingsregels?

Molina: “ Binnen het aanbestedingsrecht is het wel degelijk mogelijk om software en andere technologieën, die innovatief zijn in te kopen. Je moet alleen wel op een aantal zaken letten. Zeker bij producten en diensten met een IT-component. Dit vakgebied verandert razendsnel. Het lastige van een aanbesteding is dat ze werken als een fuik. Eenmaal een richting gekozen, dan kun je niet meer terug.” 

Van Romburgh: ”Als je een project start dan formuleer je een doel. Je beschrijft wat het product of dienst moet kunnen. Het doel baken je af. Tijden de aanbesteding mag deze niet meer veranderen. Als je gaat afwijken van het geformulererde doel dan gaat het vaak fout.”

Molina: “Je kunt als aanbestedende partij ook zelf belemmeringen wegnemen. Stimuleer bijvoorbeeld innovatie door marktpartijen de ruimte te geven. In plaats van zelf de eindoplossing in detail uit te werken, vraag je aan de markt om een oplossing te bedenken die past bij het doel. Er zijn vaak meerdere manieren om het einddoel te bereiken.”

Waarom uitgebreid wetenschappelijk onderzoek? 

Van Romburgh: “Wetenschappelijk onderzoek biedt ons de mogelijkheid om uit te zoeken wat er binnen de jurdische kaders mogelijk en onmogelijk is, nu en in de toekomst. En het biedt ons de mogelijkheid om dit op een deugdelijke manier op te schrijven. “ 

Molina vult aan: “Digicampus biedt ons de mogelijkheid om de uitkomsten van dit onderzoek te toetsen bij overheidsorganisaties en marktpartijen. Dat is een unieke situatie. In het voorjaar (medio mei) organiseren we een meet-up over dit onderwerp. Zowel marktpartijen als beleidsmedewerkers kunnen zich hiervoor aanmelden. Tijdens deze bijeenkomst geven we een toelichting op de uitkomsten van het onderzoek en geven we concrete tips zodat partijen in de toekomst, producten en diensten met een ICT-component slim kunnen aanbesteden.”

De tips van Molina en Van Romburgh

  1. Houd duidelijk het doel voor ogen: wijzig niet tussentijds de eisen van het project. Heb je extra wensen, start dan een nieuwe aanbesteding.
  2. Maak het niet te groot: aanbestedingen falen vaak omdat ze te groot zijn. Werk modulair: hak een complexe opdracht in kleine stukjes, die je los van elkaar kunt aanbesteden. 
  3. Vertrouw op de markt: ga als aanbestende partij niet zelf het eindproduct of oplossing bedenken. Dit levert vaak vertraging op. Verleid martpartijen om met echte innovatieve oplossingen te komen. Tegen de tijd dat je zelf het eindproduct helemaal hebt uitgeschreven, is je beschreven product achterhaald door een ander product.
  4. Denk vooraf na over de implementatie: stel jezelf de vraag: Heeft de aanbesteding gevolgen voor burgers en ondernemers? Zorg ervoor dat zij bij de implementatie geen hinder ondervinden. 
  5. Bedenk vooraf een exitstrategie: als je een contract aangaat voor een paar jaar, dan weet je dat je daarna afscheid neemt en met een andere partij verder gaat. Vraag de partij waarmee je nu wil werken vast na te denken over de kosten en aanpak van deze transitie.
  6. Bepaal vooraf of de aanbesteding uitbreidbaar moet zijn: wil je er nog andere services aan vastknopen, of juist niet? Want als er eenmaal een bestek is, kun je niet meer terug. Uitbreidingen die je niet vooraf bekend hebt gemaakt, kun je nadat je hebt aanbesteed namelijk in beginsel niet meer toevoegen. Het enige wat je kan doen, is stoppen en opnieuw beginnen.
  7. Vraag jezelf af of aanbesteden wel het juiste middel is: aanbesteden is een middel om innovatie te realiseren. Maar er zijn ook genoeg alternatieven te bedenken. Denk dan aan: het inrichten van een Open House, het verstrekken van leningen of vergunningen aan innovatieve start-ups of innovatie projecten subsidiëren. Aanbesteden is zeker niet de heilige graal als het gaat om vernieuwing.