Redactie Digicampus oktober 14, 2020De opgaven waar publieke leiders voor staan zijn groot en worden als complex ervaren. Informatiegestuurd en opgavegericht werken zal steeds belangrijker worden. Publieke leiders moeten tevens digitale leiders worden om iedereen mee te nemen in de benodigde omslag naar een lenige organisatie. Eric Ries – bekend van Lean Start Up – geeft in zijn boek ‘The Start Up Way’ aan dat daarvoor focus nodig is op vier clusters van activiteiten: verantwoording, processen, cultuur en mens. UBR heeft hierop de Innovation Matury Scan gebaseerd. Voor de overheid is hier een cluster Kernwaarden aan toegevoegd. De scan laat zien hoe een organisatie deze 5 clusters invult als het gaat om innovatie. De scan is ontwikkeld samen met de Total Innovation Management (TIM) Foundation.
De overheidsmanager van vandaag weet dat innoveren met losstaande pilots en projecten niet de benodigde impact op primaire processen gaat geven. Er moet een geïntegreerde aanpak komen met innovatiebeleid en bijbehorende uitvoering. Een analyse door deze scan helpt het management een concreet plan van aanpak te maken waarmee innovaties stuk voor stuk met succes in de organisatie kunnen landen.
Diederik van Leeuwen
Met 5 clusters naar een samenhangend innovatiemanagement systeem
Om tot een samenhangend innovatiemanagement systeem te komen is het belangrijk dat organisaties deze 5 clusters vormgeven. De 5 clusters zijn op hun beurt opgedeeld in segmenten. Zo ontstaat een waaier van 12 segmenten die in de scan gemeten worden. De meting vindt plaats aan de hand van 5 stellingen per segment. De scan geeft invulling aan de mate van volwassenheid van de organisatie op het gebied van innovatie management. Het management wordt gevraagd een ambitieniveau aan te geven waar de organisatie bij een volgende meting zou moeten staan. De metingen kunnen periodiek uitgevoerd worden in een frequentie die het management zelf bepaalt (bijvoorbeeld jaarlijks).
De individuele score of het gemeten groepsgemiddelde wordt weergegeven in een diagram. De groene lijn geeft het ambitieniveau aan of het niveau waarop het management verwacht dat de organisatie zich momenteel bevindt. Zo kan er inzicht ontstaan in een eventuele kloof. Deze kan dan gevolgd worden door een gap-analyse en een daarop volgend plan deze ‘kloof’ te overbruggen.
- Verantwoording: de inzet van mensen en middelen en de samenhang tussen missie, visie en de uitvoering door een goed uitgewerkte strategie.
- Processen: management gericht op het ondersteunen van werkprocessen die innovatie stimuleren, goed projectmanagement en sturing op basis van ‘meten is weten’.
- Cultuur: een open en ondernemende organisatie met de blik naar buiten gericht en gemotiveerd om samen te werken.
- Mens: voor innovatie is het van het grootste belang dat medewerkers zich veilig, ondersteund en gestimuleerd voelen.
- Kernwaarden: waarden die binnen de organisatie gelden en intrinsiek gedragen worden en waarden die naar buiten toe uitgedragen worden richting opdrachtgevers en de maatschappij.
De adviezen
Op de resultaatpagina wordt per segment een algemeen advies gegeven hoe de resultaten gelezen kunnen worden en welke specifieke aandachtsvelden er van toepassing zijn bij het betreffende segment. Het samenvattende diagram geeft een beeld van de mate van volwassenheid van de organisatie op onderdelen en in zijn geheel. Dit beeld is als volgt globaal te duiden, bij overwegende scores op het betreffende niveau:
De scores tussen de verschillende segmenten kunnen sterk uiteen lopen. Deze scores geven richting aan de ontwikkelpunten voor de organisatie om over de volle breedte op een hoger niveau uit te komen met een op de organisatie toegespitste aanpak. Alleen dan kan ‘level 5’ bereikt worden. De verschillende stappen nemen gemiddeld veel tijd in beslag. Goed verwachtingsmanagement over korte versus langere termijn resultaten is daarom van belang.
Te vaak wordt innoveren ingezet als oplossing voor korte termijn problemen. Daardoor hollen we vaak van crisis naar crisis. Een goed ingericht innovatie management systeem is gebaseerd op een lange termijn visie. De inrichting kost tijd, maar levert daarna een veel hoger rendement op voor innovaties. Die door het verhoogde adaptieve vermogen ook nog eens sneller geïmplementeerd kunnen worden.
Diederik van Leeuwen
Aan de slag met de scan!
In het menu van de uitvoering van de Innovation Maturity Scan staat ook een self-scan. Deze kan iedereen zelf invullen en daarmee ook inzicht krijgen in de vragenset en werking van de scan. Je kunt deze self-scan ook gebruiken met je team door deze samen in te vullen of door de scores van individuele scans te bespreken en het gemiddelde daarna in een vragenlijst te scoren waardoor er een ‘groepsscan’ wordt gemaakt.
De groepsscan kan worden uitgevoerd door een eigen manager of senior medewerker die hiervoor een basistraining bij UBR heeft gevolgd. De resultaten worden alleen binnen de eigen organisatie bekend gemaakt middels een diagram en een korte toelichting in de vorm van een algemeen advies op de resultaten die het systeem aangeeft.
De scan pretendeert niet een gericht advies te geven of probleemgebied te duiden. Daarvoor is een verdiepende Innovation Maturity Assessment ontwikkeld. Deze kan ingaan op specifieke onderwerpen en tot wel 400 verdiepende vragen stellen, waarbij de analyse gepaard gaat met een expert advies door een bij TIM getrainde adviseur als Innovation Management System (IMS) Professional. Deze professionals komen bij en via UBR beschikbaar voor de Rijksoverheid, maar kunnen ook door de eigen organisatie bij TIM opgeleid worden tot een IMS-GOV Certified Professional.
Voor een groepscan (al dan niet met het meten van ambitieniveau) en bijbehorende workshop en begeleiding kunnen Rijkscollega’s contact opnemen met I-Interim Rijk. Bezoek voor meer informatie de website of mail het Programma Innovatie Management (PIM) team van UBR.
