Managing the Maturity Model for Qualified Information Exchange

Nederlandse samenvatting van de Master thesis: Managing the Maturity Model for Qualified Information Exchange.

Betrouwbare gegevens in het juiste formaat en met de vereiste nauwkeurigheid krijgen, is essentieel voor organisatorische processen. Wereldwijd staan alle regeringen voor deze uitdaging bij het verkrijgen van gegevens van hoge kwaliteit voor administratieve processen, besluitvorming en beleidsvorming. In de praktijk worstelen veel overheidsinstanties nog steeds met het verkrijgen van de juiste data in het juiste formaat op de juiste momenten.

Standard Business Reporting (SBR) ontwikkelt zich gestaag tot het nationale instrument voor betrouwbare gegevensuitwisseling. SBR omvat een breed raamwerk van standaarden voor betrouwbare gegevensuitwisseling en een uitgebreide bestuursstructuur die de adoptie en besluitvorming hiervan stuurt. Terwijl steeds meer overheidsinstanties starten met SBR, is het instrument zelf nog niet ontwikkeld tot zijn volle potentie. De literatuur biedt tot dusver geen model om deze potentie te beoordelen en te communiceren.

Daarom is het hoofddoel van deze studie om een volwassenheidsmodel te ontwikkelen voor het beoordelen van de potentie van SBR, omdat een volwassenheidsmodel systematisch inzicht kan geven in de verschillende aspecten van de end-to-end dataleveringsketen en hulp kan bieden bij het verbeteren van deze aspecten om administratieve lasten en regeldruk te verminderen en daardoor de kwaliteit van de aangeleverde data te verhogen. Omdat SBR echter maar een vorm van digitale rapportage is, wordt de algemene notie van gekwalificeerde informatie uitwisseling als basis gebruikt voor de ontwikkeling van een volwassenheidsmodel.

Dit onderzoek is uitgevoerd door Leon de Vries. In zijn Master theses geeft hij antwoord op de volgende onderzoeksvraag:

De basis van SBR is het standaardiseren van aanleverprocessen en daardoor de administratieve lasten en regeldruk die nodig zijn in de verplichte financiële verslaggeving, te verminderen. Dit komt ook voor in de financiële verslaggeving naar de overheid in Nederland, waar het SBR-programma gebruik maakt van de Nederlandse Taxonomie, XBRL en de Digipoort als onderdelen van de end-to-end data aanleveringsketen. Voor de ontwikkeling van het volwassenheidsmodel is gebruik gemaakt van een case study over de onderwijs data aanleveringsketen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Nederland.

Onderzoeksaanpak

Gekwalificeerde informatie uitwisseling en biedt ook een demonstratie aan over het gebruik ervan in de casestudy over de onderwijsgegevens naar DUO. Voor het ontwikkelen van de componenten van het model zijn eerst de processen van een aanleveringsketen onderzocht om op die manier de verschillende aspecten van de procesketen te identificeren. Het proces is volledig gemodelleerd in BPMN tot op het punt van ontvangst van de onderwijsgegevens. In de BPMN modellen, de betrokken partijen zijn het bestuur en de raad van toezicht van een onderwijsinstelling, de accountant die de gegevens borgt, de administratiekantoren die soms bepaalde taken van de onderwijsbesturen overnemen en de twee online portalen, het XBRL onderwijsportaal en de Digipoort, die de gegevens verdelen naar de juiste ontvangers. De BPMN-modellen zijn ontwikkeld met behulp van interviews met een senior proces- en productexpert, de adviseur taxonomie en een specialist rapport en toezicht van DUO. Hiernaast is ook onderzoek gedaan naar interne DUO procedures door middel van intern beschikbare proces literatuur.

De BPMN-modellen werden gebruikt om de uitdagingen in de dataleveringsketen te identificeren. Om een volledig begrip van deze uitdagingen te ontwikkelen, waren er twee workshops en drie diepte interviews gehouden. Aan de workshops namen achttien deelnemers deel, waaronder alle partijen van de aanleverketen, met uitzondering van de onderwijsbestuurders zelf. Aanwezig waren leden van de onderwijsraden om de onderwijsbesturen te vertegenwoordigen, leden van Logius, die SBR binnen de overheid borgt, medewerkers van DUO en medewerkers van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Het ministerie van OCW ontwikkelt de wetgeving rondom de verplichte rapportage van onderwijsgegevens. De deelnemers creëerden een uitgebreide lijst met uitdagingen binnen de aanleveringsketen. Enkele van deze uitdagingen zijn: de dubbele levering per postdienst en digitaal, de digitale authenticatie en het gebrek aan samenwerking bij de ontwikkeling van de taxonomie. Deze studie richt zich vooral op de technische uitdagingen in de aanleveringsketen. Om de gepresenteerde uitdagingen door de onderwijsraadsleden te valideren, waren drie aanvullende interviews gedaan met bestuursleden van onderwijsinstellingen. Het doel van de aanvullende interviews was om de bedachte uitdagingen door de leden van het onderwijsraden te verifiëren. Daarnaast hebben de bestuursleden een paar extra uitdagingen toegevoegd. De geïnterviewden waren gekozen op basis van beschikbaarheid en medewerking, omdat niet alle bekende beschikbare bestuursleden wilden bijdragen aan de lijst met uitdagingen en maatregelen.

Tijdens de twee workshops en de drie interviews werden de deelnemers ook gevraagd om te brainstormen voor maatregelen tegen de gepresenteerde uitdagingen. De lijst met maatregelen is nuttig als basis voor de ontwikkeling van de componenten van het volwassenheidsmodel. Om een prioriteitsschaal tussen de componenten van het volwassenheidsmodel te creëren, werd tijdens de workshops gestemd op de maatregelen. Hiernaast werden de geïnterviewden gevraagd welke maatregelen zij de hoogste prioriteit voor implementatie gaven. De prioriteitsschaal wordt later gebruikt bij de ontwikkeling van de volwassenheidsniveaus. De maatregelen waren ook verdeeld over de verschillende aspecten van een financiële aanleveringsketen. Met de maatregelen en door middel van interviews met verschillende experts aangesloten bij SBR, boekhouding of gekwalificeerde informatie uitwisseling, zijn er vierentwintig dimensies ontwikkeld. De experts werden gekozen op basis van beschikbaarheid en bekendheid met de SBR kennis. De experts hebben daarnaast de dimensies gevalideerd op basis van interne afhankelijkheden, volledigheid, relevantie en consistentie met de andere dimensies.

Het Volwassenheidsmodel

De verschillende dimensies zijn onderverdeeld in vijf verschillende categorieën: (1) de uitwisselingsdimensies, die betrekking hebben op de uitwisseling van gegevens zelf. Deze categorie omvat het medium van uitwisseling, het medium van assurance, de tussenkomst van menselijk handelen in het uitwisselingsproces en de authenticatie van de verschillende partijen in de uitwisseling. (2) De gegevensdimensies omvatten de dimensies over de data zelf: hoe lang het duurt om de data aan te leveren, de herbruikbaarheid en gestructureerdheid van de data, de beschikbaarheid van open data en business analytics en de communicatie over foutieve aanleveringen. (3) De categorie dimensies rondom gegevenskwaliteits beheert de kwaliteit van de gegevens, die is samengebracht in drie dimensies: de frequentie van de aanlevering, het zekerheidsniveau van de datacontroles en de integriteit van de systemen waarmee de gegevens worden geleverd en ontvangen. (4) De standaardisatie dimensies omvatten de verschillende vormen en implicaties van standaardisatie binnen de aanleveringsketen. Het gebruik van een consistent standaardformaat, implementatie van een taxonomie, gestandaardiseerde validaties en gestandaardiseerde processen vallen onder deze categorie. (5) De laatste categorie omvat de governance dimensies, die de organisatorische kant van de informatie-uitwisseling beheren. De beschikbaarheid van kennis van de technische aspecten, de beslissingsbevoegdheden, de betrokken partijen in de samenwerkingsverbanden, de nodige afspraken rondom de samenwerkingen en de basis van de besluitvormingsredenen. Deze vijf categorieën omvatten alle vierentwintig dimensies en zijn daarom de componenten van het volwassenheidsmodel, dat het concept van gekwalificeerde informatie uitwisseling omvat. Deze componenten vormen het antwoord op de onderzoeksvraag.

Inzichten door het gebruik van het model

Zes medewerkers van het financiële verantwoordingsteam van DUO waren beschikbaar om de volwassenheidsscan in te vullen en de resultaten te bespreken om het volwassenheidsniveau van de aanleveringsketen te beoordelen. Voor de andere aanleveringsketens aan de KVK, SBR Wonen en de Belastingdienst heeft één medewerker per keten gereageerd en de volwassenheidsscan ingevuld om het volwassenheidsniveau van deze aanleveringsketen te beoordelen. De volgende volwassenheidsniveaus zijn gevonden:

Een roadmap naar een hoger volwasssenheidsniveau

Een roadmap is ontworpen voor de aanleveringsketen naar DUO voor toekomstige voortgang. Vier stappen zijn gepresenteerd: (1) eenvoudige progressie, waarbij het importeren van bestanden wordt toegevoegd aan het online portaal. (2) Digitale progressie, waarbij digitale assurance en digitale authenticatie worden geïmplementeerd in de aanleveringsketen, die volledig gedigitaliseerd wordt. (3) Systeemprogressie, waarbij de gegevenskwaliteit wordt beoordeeld op basis van systeemintegriteit en daardoor directer wordt verzekerd. (4) Automatiseringsprogressie, waar system-to-system volledig geïntegreerd wordt in de aanleveringsketen, met zekerheid op transactieniveau en volledig gestandaardiseerde gegevens verwerking, rapportage en benchmarking.

Toevoegingen en Toekomstig Onderzoek

Dit onderzoek draagt bij aan de literatuur door een manier te bieden om het first mover-probleem in de rapportageketens te doorbreken. Bovendien stelt het een potentieel doel voor de overheid vast om naartoe te streven, wat daarnaast helpt bij de ontwikkeling en verbetering van SBR-kennis. Ten derde kan het volwassenheidsmodel worden gebruikt om de potentie van SBR te communiceren en te beoordelen, en de kennis rondom SBR te vergroten. Ten slotte biedt deze studie een lijst met waargenomen uitdagingen in aanleverketens naar de overheid om bestaande uitdagingen in de literatuur te verifiëren. Meer praktische bijdrage is de demonstratie van het model op de gegevens aanleveringsketen van DUO, waardoor beter toezicht mogelijk is op onderwijsinstellingen en accountants als de voortgangsstappen worden doorgevoerd.

Dit onderzoek toont ook verschillende mogelijke toekomstige onderzoeksthema’s. Het belangrijkste toekomstige onderzoekspunt is een onderzoek naar de overgang tussen volwassenheidsniveaus. De niveaus worden voorgesteld, maar het tussenliggende stappen om door te groeien naar het nieuwe volwassenheidsniveau vereisen veel organisatorische acties, financiële acties, overeenkomsten en communicatie. Verder onderzoek kan worden gedaan naar best practices voor bepaalde dimensies of het effect van weggelaten technologieën (bijv. biometrische authenticatie) op de dimensies.

Deze Master thesis is op te vragen via onze contactpagina.