Informatiehuishouding – Open by Design

Een verkenning van definities, principes en praktijktoepassingen

De digitale transformatie heeft overheden wereldwijd aangezet tot meer openheid en transparantie. In dit licht is de term Open by Design de nieuwe belofte om overheidstransparantie te hervormen. Het rapport Open by Design – een verkenning van definities, principes en praktijktoepassingen, uitgebracht door Digicampus in samenwerking met I-Partnerschap, biedt een analyse van dit concept en laat zien hoe overheden hun informatiehuishouding kunnen afstemmen op deze eisen. Maar wat betekent Open by Design precies, en hoe kan het bijdragen aan een open overheid? 

Een verandering qua benadering

Het idee achter Open by Design draait om proactieve openbaarmaking: informatie moet toegankelijk zijn voor het publiek zonder dat er expliciete verzoeken voor nodig zijn. In plaats van een reactieve benadering, waarin overheidsorganisaties alleen informatie delen wanneer dat wordt gevraagd (denk aan Woo-verzoeken), kan een Open by Design-benadering ervoor zorgen dat gegevens en documenten vanaf de bron beschikbaar worden gesteld. Dit kan niet alleen de werkdruk verminderen, maar ook het vertrouwen in overheden vergroten. Burgers kunnen zo immers rekenen op betrouwbare en toegankelijke informatie.

Principes van Open by Design

Het rapport definieert Open by Design als een ontwerpprincipe waarbij transparantie en openbaarmaking vanaf het begin worden geïntegreerd in de levenscyclus van informatiesystemen. Dit betekent dat zodra informatie wordt geproduceerd, het systeem automatisch zorgt voor openbaarmaking mits dit in lijn is met privacy- en veiligheidsbeleid.

Open by Design: ‘Het rekening houden met transparantie in elke fase – van het ontwerpen van een informatiesysteem tot het beheren en bijsturen van informatieprocessen – wat moet resulteren in het geautomatiseerd openbaar maken van data, waarbij op voorhand al rekening is gehouden met uitzonderingsgronden.’

In het rapport worden onder meer tien kernprincipes benoemd die Open by Design operationaliseren. Deze principes bieden houvast voor overheidsinstellingen die hun systemen en processen willen herontwerpen met transparantie in het achterhoofd. Enkele van de belangrijkste principes zijn:

• Scheiding van gevoelige en niet-gevoelige gegevens: Vanaf het begin wordt onderscheid gemaakt tussen wat wel en niet openbaar mag worden gemaakt. Dit voorkomt dat privacygevoelige informatie onbedoeld wordt vrijgegeven.
• Gebruik van open standaarden: Het toepassen van standaarden die ervoor zorgen dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar is. Dit wordt ook wel FAIR-publicatie genoemd (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable).
• Ontwikkeling onder architectuur: Systemen moeten zodanig worden ontworpen dat openbaarmaking van informatie wordt geïntegreerd in de architectuur, zodat openbaarmaking geen extra handmatige stap is.

Inspirerende voorbeelden

Het rapport biedt daarnaast concrete voorbeelden van hoe Open by Design in de praktijk werkt. Drie initiatieven worden belicht:

• Woo-index: Een centraal platform dat wordt gebruikt om overheidsinformatie openbaar te maken. Dit platform biedt toegang tot documenten die verplicht openbaar gemaakt moeten worden op basis van de Wet open overheid (Woo). Met dit systeem kunnen burgers eenvoudig toegang krijgen tot belangrijke overheidsdocumenten.
• WOOgle: Een innovatieve zoekmachine die is ontwikkeld om Woo-dossiers makkelijker doorzoekbaar te maken. Dit open-source platform helpt gebruikers om relevante overheidsinformatie snel te vinden en te gebruiken.
• OpenVWS: Een initiatief van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport dat alle Woo-besluiten met betrekking tot de COVID-19-pandemie openbaar maakt. OpenVWS volgt een volledig open-source benadering, waarbij zelfs de ontwikkelprocessen en broncodes publiek beschikbaar zijn.

Deze initiatieven tonen de kracht van Open by Design en laten zien hoe het in de praktijk kan leiden tot efficiëntere en toegankelijkere overheidsinformatie.

De uitdagingen van Open by Design

Hoewel het concept veel voordelen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Een van de grootste obstakels is de technische infrastructuur van veel overheidsorganisaties. Vaak zijn informatiesystemen niet ontworpen met transparantie in gedachten. Ze moeten dan vanaf de basis worden herzien om te voldoen aan de Open by Design-principes.

Daarnaast vraagt het implementeren van Open by Design om een cultuurverandering binnen de overheid. Ambtenaren moeten leren “voor openbaarmaking te schrijven”, wat betekent dat documenten vanaf het begin toegankelijk moeten zijn voor het publiek, met inachtneming van privacy en veiligheid. Dit vereist een andere manier van werken, waarbij transparantie een centraal onderdeel is van het dagelijkse werk.

Conclusie: naar een open toekomst

OBD is een veelzijdig concept dat nog verder gedefinieerd moet worden voor een bredere en meer uniforme toepassing. Een van de belangrijkste aanbevelingen is om een meer toegankelijke en meetbare definitie van OBD te hanteren, zoals “Openbaarheid by Design”. Dit houdt in dat informatiesystemen vanaf het begin worden ontworpen met het oog op transparantie en actieve openbaarmaking. Open by Design is niet slechts een visie, maar een noodzakelijke stap richting een toekomst waarin overheden open en toegankelijk zijn voor iedereen. 

Mis geen van de inzichten! Hieronder kun je het volledige rapport lezen en downloaden.

Download en lees hier de publicatie: